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▲ 이성우 칼럼니스트
풀들이 모이면서 무성하게 자라난 모습을 설명하는 모을 췌(萃)자를 보자. 무언가 모여서 뭉쳐진 큰 덩어리를 상징한다. 풀뿌리 민주주의, 민초(民草)라는 단어들도 비슷한 의미를 전달한다.
주역괘에서는 택지췌(澤地萃)다. 땅 위에 연못이 있어 주변의 생물들이 모여드는 모습이다. 물도 연못으로 모여들고 연못 주변의 생태계가 형성되면서 먹이를 찾아 동물들도 모여든다.
기업 경영에 응용해 보면 연못은 경영자 또는 조직의 리더고 땅은 직원들이다. 경영자를 중심으로 직원들이 뭉쳐있는 보기 좋은 모습이다. 따로 놀지 않으니 다행이다. 새로운 IT 운영 전략을 각 부문의 경영자들이 이끌어가고 휘하 직원들이 이를 따르고 있는 형상이니 좋은 상태다.
IT 운영전략이 기업에 정착되어 가는 마무리 단계다. 개선보다 유지하는 것이 더 어렵다. 아닐 경우 곧바로 원위치 하려는 속성이 나타나서 되돌아가는 경우가 많다. 잘 운영하고 보존해 비용절감의 목표를 달성하고 유지할 수 있도록 노력해야 한다. 실천하기 위한 방법을 찾아보자.
사용자 주도의 비용절감 과제 발굴
초기 전산화 시절에는 컴퓨터가 고가였다. 때문에 부서별로 몇 대 정도 보급되는 것이 전부였고 데이터 처리가 많은 사용자를 중심으로 전산 시스템이 사용됐다.
이후 전산화가 계속 진행되면서 컴퓨터를 기본으로 하는 시대가 다가오자 1인 1PC 보급이 시작됐다. 최근에는 1인 1PC를 넘어 데스크탑, 노트북, 태블릿 등 다양한 기기의 발달로 한 사람이 몇 대의 컴퓨터를 사용하는 상황까지 발전했다.
문제는 오늘날 컴퓨터의 하드웨어 가격이 매우 낮아진 반면 컴퓨터에 필요한 소프트웨어의 가격은 계속 상승하고 있으며 지적재산권 보호로 인해 실제 사용 수량에 대해 실사를 하고 이를 어겼을 경우 법적 제제를 받게 돼있다. 실제로 과징금은 소급 적용돼 기업에 일시적으로 엄청난 부담을 주는 사례들이 종종 발생한다.
실제 업무에 필요한 수량 외 다수의 컴퓨터를 사용한다는 것은 그 만큼의 소프트웨어를 중복 사용하는 것과 같다. 보유하고 있는 소프트웨어의 수가 늘어나는 것이다. 활용 측면에서 보면 사용 안 하고 방치되는 경우에도 불구하고 라이선스를 각 기기당 보유해야 하는 것이다.
여기서 절감 방안이 나온다. 실제 필요한 소프트웨어 수량을 확인하고 필요 수량만큼만 사용하게 된다면 라이선스 유지 보수 비용을 절감할 수 있다.
물론 기업에 따라서는 무제한 라이선스를 확보하는 경우도 있지만 직원이 급증하는 시기를 제외하고는 굳이 많은 잉여 비용을 지불할 필요는 없다. 프린터와 같은 주변기기들에 대해서도 동일한 절감 방안을 발굴하고 실행해야 한다. 이때 실 사용자들의 도움이 필요 하게 된다.
IT와의 협업 과제 진행
사용자들은 실제로 라이선스 유지비용이나 소프트웨어 가격, 보유하고 있는 수량들에 대해서는 관심이 없다. 단순히 필요할 때 신청하고 사용하기만 하면 된다. 그러나 비용을 정밀하게 관리하기 위해서는 각 부서별로 얼마만큼 사용하고 있으며 비용을 발생시키고 있는지 알아야 한다.
이때 IT 조직에서는 라이선스 정책, 보유 수량, 법적 규제 등에 대해 정보를 공유하고 합동으로 줄여나가야 한다. 비용절감 측면뿐 아니라 최근에 강화되고 있는 지적재산권 침해를 예방하기 위해서도 절대적으로 필요하다.
특히 사용자가 개인의 목적으로 자신의 컴퓨터에 특정 소프트웨어를 정품이 아닌 제품을 설치해 사용하다 적발되면 고발당하는 경우가 발생한다. 기업의 이미지에 악 영향을 미치는 사건이다. 그러므로 소프트웨어에 대해서는 정확한 수량관리가 필요한 중요 사안이다.
부서별 절감 리더십 확보
필요한 비용의 예산을 신청하고 사용하는 것은 자신들의 자원에 대한 책임과 의무다. 더 이상 공통비용으로 처리하고 낭비해서는 안 된다. 주인이 없는 비용은 통제 주체도 없기 때문에 방만하게 운영될 수밖에 없다.
한 가지 사례를 설명하고자 한다. 이 기업은 IT 비용을 자발적으로 통제하도록 하기 위해 각 개인이 사용하는 컴퓨터 및 장비들에 소요되는 비용을 개별 PC 당 산정해 사용료를 부서별로 관리한다.
물론 여기에는 PC를 사용하기 위해 필요로 하는 각종 소프트웨어, 프로그램, 보안관련 Tool 등이 모두 설치돼 있다. PC의 종류에 따라 가격도 차등화 돼 있다.
각 부서가 IT비용을 줄이기 위해서는 불필요한 수요를 자체적으로 줄여야 한다. 아니면 저 사양의 PC를 선택해 비용을 절감해야 한다.
이와 반대 경우에는 IT 조직이 전사의 필요한 자원을 모두 구입하고 공통의 비용으로 관리하며 사용자들은 필요 시 신청만 해서 사용한다. IT 조직만 증가된 비용 부담에 압력을 받는 것이다. 부서별로 사용 대수를 줄이자고 하면 사용자들은 불평을 늘어놓는다.
실제 사용하는 부서가 실제 발생하는 비용을 관리하도록 해야 불요불급한 장비들을 줄일 수 있고 사용자들에게 비용 절감 마인드를 고취시킬 수 있다.
IT 비용절감 성과 공유
이 단계까지 진행되면 12 단계 중에 9단계인 3/4이 마무리 된 상황이다. 급등하는 IT 비용에 놀라 서둘러 비용절감 방안을 수립하고 직접적인 절감이 가능한 것부터 먼저 줄여나갔다. 이어서 근본적인 운영 방법을 혁신했다.
또한 미사용 시스템과 화면 통폐합, IT의 업무 기여도 정립, 상용 소프트웨어의 실 수량 관리 등을 통해 사용자 중심으로 절감을 실행하도록 운영 중인 단계다.
새로운 IT 운영 모델이 운영단계까지 접어든 상황이다. IT 비용의 주요 원가동인이었던 외주 인건비, IT 자원 유지비용, 상용 소프트웨어 비용에 대해 실 사용자와 함께 협력해 비용 줄이기에 성과를 창출하기 시작했다.
누적된 성과를 사용자들과 같이 공유하고 해당 부문의 원가절감으로서 인정을 해 주는 것이 필요하다. IT는 총 비용을 책임지고 효율적으로 운영하는 것이 주 임무다. 개별 항목별 절감을 주도했다고 주장하는 것은 어불성설이다.
이어서 나머지 3단계에서는 모처럼 조성된 각 부서들과의 협업과 오너들의 협조를 바탕으로 IT 생산성을 한 단계 더 발전시키는 방법을 소개하고자 한다. 진정으로 가치를 창출하는 방법에 관한 설명이다.
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