협업, 비용절감 넘어 가치창출·기회발굴 디딤돌

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이성우의 정보시스템 운영 모델…풍뢰익(風雷益)

파워유저, 프로세스전문가 필수…사례분석 통한 우수사례 확산

이성우 필진페이지 + 입력 2017-02-20 02:47:21

▲ 이성우 칼럼니스트

주역의 괘 중 풍뢰익(風雷益)이 있다. 바람이 불고 이어서 우레가 치니 비가 오고 만물이 소생하게 된다. 바람이 세질수록 우레도 커지고 둘은 서로 상생의 관계에 있으니 함께 해 이익이 나는 상황이다.

기업 상황에서 보면 바람은 전략이고 우레는 직원들의 역량, 잠재력, 정보다. 새로운 IT 비전과 전략이 드디어 직원들의 역량 속에 스며들기 시작한 상황이니 이익이 날 수 밖에 없다. 더욱이 정보의 활용을 통해 새로운 가치를 창출할 수 있으니 아주 좋은 상황이다.

앞서 9단계를 거치면서 사용자들도 이제는 시스템에 대한 이해도가 향상됐고 IT 비용 절감 방법에 대해서도 자신감이 생겼다. 이제는 각 부서의 원가를 절감시키기 위해 ‘정보를 활용한 새로운 절감 기회’에 눈을 뜨게 해 줘야 한다.

하지만 이 방법은 혼자서는 하기 힘든 것이고 상대방을 이해하고 협력해야 가능한 것이다. 상대방이란 다름 아닌 IT의 프로세스 전문인력과 프로그램을 유지보수 하는 외주 인력들이다. 정보를 통해 현상파악과 원인분석을 하고난 후에는 해당 정보들을 만들어 내는 프로세스에 대한 개선이 이뤄져야하기 때문이다.

프로세스를 이해하고 있어야 새로운 비즈니스 모델도 발굴할 수 있다. 프로세스 혁신 순환 단계에서 프로세스 인력들을 확보하고 역량을 내재화해야 한다고 주장한 것도 바로 이러한 이유 때문이다.

판매 정보와 생산계획 정보를 고객과 공유해 계획의 정확도를 향상 시키는 것이나 임대료, 운영비용을 대폭 절감시키는 전자 상거래 등 종전에 없었던 새로운 사업기회를 만들어내는 IT의 전략적 활용도 이뤄져야 한다.

이 과정에서 IT 인력들은 정보와 프로세스를 활용해 사용자들이 가치를 창출하게 하는 조력자(Enabler)가 돼야 한다.

사용자, IT, Vendor 삼각편대 협업

지금까지는 눈에 보이는 비용절감을 위해 노력했고 성과를 거둔 상황이다. 하지만 진정으로 IT조직이 IT를 활용해 경영에 기여하는 조력자(Enabler)로서 역할을 하기 위해서는 보이지 않는 문제를 보이게 함으로써 진정한 가치를 창출하도록 지원해야 한다.

우선 사용자와 외부 기업들과의 협력은 필수적이다. 사용자는 자신들의 요구사항을 명확히 해서 불필요한 개발을 방지하는 것 외에도 데이터 분석, 프로세스 변경을 통해 새로운 비즈니스 모델을 만드는 것을 추진해야 한다.

IT 조직은 외주 인력들도 포함해 현업의 가치 창출을 도와줘야 한다. 전문 IT 지식, 용어들을 현업이 이해할 수 있도록 교육시키고 외주인력들에게는 데이터 분석에 용이하도록 각종 정보들을 제공해 주어야 한다.

파워유저, 프로세스 전문가 양성

사용자 모두를 전문인력으로 양성하는 것은 비효율적이다. 사용자들 중 IT에 대한 관심이 있으며 기본 지식이 있는 경우 그리고 각 부서의 업무를 전반적으로 이해하고 있는 사람들을 파워유저로 선발해야 한다.

만약 기업이 프로세스 혁신을 추진했었다면 이미 파워유저를 보유하고 있을 것이다. 프로젝트 완료 후 파워유저가 유명무실해졌다면 다시 재생 시키는 노력이 필요하다. 파워유저들이야 말로 진정한 가치를 찾아내고 실행하기 위한 필수 인력들이다.

동시 파워유저들과 함께 작업할 프로세스 전문가들도 필요하다. 이들은 전사의 프로세스를 이해하고 있어야 한다. 시스템이나 프로세스 개선 요청이 접수되면 영향도를 분석해 기존 시스템 변경을 최소화 하면서 전체 최적화를 관리해야 하는 인력들이다.

이들의 프로세스 지식과 파워유저들의 현업 전문지식이 결합되면 과거에는 보기 힘들었던 잠재문제들이 드러나게 된다. 일례로 시스템 도입 후 가장 큰 변화는 데이터와 정보의 축적 및 증가이다.

증가된 데이터와 정보를 모니터링하게 되면 이상 현상이나 변화 추이를 알 수 있게 된다. 프로세스 전문가들은 이를 통해 현재의 프로세스상 잠재 문제가 무엇인지 추측할 수 있고 파워유저들은 미처 몰랐거나 놓치고 지나가던 문제들을 쉽게 발견할 수 있게 된다.

재고 정보를 통계 분석하다 보면 ‘재고량의 변화에 따른 발주 주기의 변화’와 같은 현상을 파악해 재고의 적정 수준을 산정할 수 있다. 이를 업무에 적용하면 불필요한 재고는 줄어들고 재고유지 비용은 절감된다. 핵심은 IT나 사용자 혼자서는 찾아내기 어렵지만 같이 협업하면 쉽게 발견할 수 있다는 점이다. 협력이 필요한 이유이다.

시스템 개선 협의체 운영

협업 분위기를 확산하고 체질화 시키기 위해서는 일명 ‘시스템 개선 협의체’를 운영하는 것도 좋은 방법이다. 프로세스 전문가, 파워유저, 외주 인력들이 서로 모여서 사례를 공유하는 것이다. 특히 중요한 것은 서로 다른 부서의 사례를 같이 분석하는 것이다.

시스템과 프로세스는 전체를 통합하는 최적화를 추구하는 것이므로 한 곳의 개선사항이 다른 곳에도 영향을 미칠 수 있고 우수사례를 확산하기도 용이하기 때문이다.

확산이야 말로 최소의 비용으로 최대의 효과를 낼 수 있는 가장 강력한 방법이다. 같은 문화와 조직 환경에서 일하는 사람들이 만들어 낸 사례를 조직 내에 확산시키는 것이 외부의 우수사례를 도입해 적용가능 유무를 검토하는 것보다 훨씬 더 부담이 적고 성공 가능성도 높다. 추가 투자비도 최소화 할 수 있다.

가치 창출 기회 발굴

시스템 개선 협의체를 통해 발굴되는 잠재 기회들을 관리해야 한다. 주요 기회들에 대해서는 IT 조직이 나서서 우선순위를 조절해 필요 자원을 확보토록 지원해 줘야 한다. 사례들이 누적될수록 사용자들도 자신감을 가지게 되면서 변화의 바람이 성과라는 우레와 함께 불어오게 된다. 바람이 거셀수록 우레도 커지듯이 우수사례가 증가할수록 성과 또한 커지게 된다.

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